Was kostet Sie IT-Chaos? Der Rechner für verlorene Arbeitszeit
Passwort vergessen, Datei nicht gefunden, Programm hängt: Rechnen Sie aus, was diese Minuten Ihre Firma im Jahr kosten. Ohne Anmeldung.
Woher die Zeit kommt
So haben wir gerechnet
Das ist eine Schätzung auf Basis Ihrer Angaben, keine Messung. Nicht jede verlorene Minute lässt sich zurückholen – aber ein großer Teil hat einfache Ursachen: fehlende Passwortverwaltung, keine klare Ablage, alte Geräte, keine feste Anlaufstelle.
IT-Ärger im Büro: die unsichtbaren Kosten
Fünf Minuten hier, zehn Minuten da – IT-Ärger fällt im Alltag kaum auf. Niemand schreibt „Passwort zurückgesetzt“ in seine Zeiterfassung. Hochgerechnet auf ein Jahr und ein ganzes Team kommen trotzdem schnell mehrere Arbeitswochen zusammen. Genau das macht dieser Rechner sichtbar.
Wie viele Minuten am Tag sind realistisch?
Das hängt stark von Ihrer Firma ab. Ein Anhaltspunkt: Das McKinsey Global Institute hat 2012 ermittelt, dass Büro- und Wissensarbeiter rund ein Fünftel ihrer Arbeitszeit damit verbringen, Informationen zu suchen und zusammenzutragen. Nicht alles davon ist IT-Ärger. Aber wer Dateien auf drei Laufwerken, in E-Mail-Anhängen und auf dem Desktop verteilt hat, kennt das Problem. Die vorgeschlagenen 25 Minuten pro Tag sind eher vorsichtig gewählt. Unser Tipp: Fragen Sie zwei, drei Mitarbeitende, wie lange sie diese Woche gesucht, gewartet oder neu gestartet haben.
Was zählt als Ausfalltag?
Gemeint sind größere Störungen, bei denen das ganze Team betroffen ist: Der Mailserver ist aus, das Internet fällt aus, nach einem Update startet die Branchensoftware nicht mehr oder ein Virus legt die Rechner lahm. An solchen Tagen steht selten alles still – Telefonate und Papierarbeit gehen weiter. Deshalb rechnen wir standardmäßig mit 50 Prozent Arbeitsverlust. Sie können den Wert unter „Annahmen anpassen“ ändern.
Warum Lohnkosten und nicht Umsatz?
Wir rechnen bewusst nur mit dem, was Sie sicher zahlen: den Lohnkosten für Zeit, in der nichts Produktives passiert. Verlorene Aufträge, verärgerte Kunden oder Überstunden zum Aufholen kommen in der Praxis oft noch dazu. Die echten Kosten liegen also eher höher als das Ergebnis hier.
Wo entstehen die meisten Verluste?
- Passwörter: Jeder hat zehn Zugänge, jeder merkt sie sich anders. Ein gemeinsamer Passwort-Manager und eine einheitliche Anmeldung („ein Konto für alles“) sparen hier viel Zeit – und erhöhen die Sicherheit.
- Ablage: Wenn es keine klare Regel gibt, wo Dateien liegen, sucht jeder anders. Eine gemeinsame Cloud-Ablage mit fester Ordnerstruktur löst das meist schnell.
- Alte Geräte und Programme: Ein Laptop, der morgens zehn Minuten zum Starten braucht, kostet über ein Jahr mehr als ein neuer.
- Keine Anlaufstelle: Wenn der „IT-Kollege“ eigentlich Buchhalter ist, warten alle – und er kommt nicht zu seiner eigentlichen Arbeit.
Was kann man konkret tun?
Der erste Schritt ist fast immer eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Zugänge gibt es, wo liegen Daten, welche Geräte sind wie alt, wer hilft bei Problemen? Danach lassen sich die größten Zeitfresser gezielt angehen. Oft reichen schon ein sauber eingerichtetes Google Workspace oder Microsoft 365, eine klare Ablage und eine kurze Schulung fürs Team. Wie gut Ihre Firma bei der Sicherheit dasteht, zeigt der IT-Sicherheits-Check. Wie es um die Passwörter steht, prüft der Passwort-Check.