Umzugs-Planer: Ihr Weg zu Google Workspace oder Microsoft 365
Sechs kurze Fragen – und Sie bekommen Ihren persönlichen Umzugsplan mit Ablauf, realistischer Dauer, Checkliste und typischen Stolpersteinen. Ohne Anmeldung.
Ablauf in fünf Phasen
Das brauchen wir vorab von Ihnen
Typische Stolpersteine bei Ihrem Umzug
Die Dauer sind Erfahrungswerte für kleine und mittlere Firmen, keine Zusage. Sie hängt vor allem davon ab, wie schnell Zugänge und Unterlagen vorliegen. Projekte starten bei arbeitswolke mit einem Kickoff, in dem alles Nötige geklärt wird – auch die Punkte auf dieser Liste.
E-Mail-Umzug zu Google Workspace oder Microsoft 365: So läuft er ab
Ein Umzug von IONOS, Strato, einem eigenen Exchange-Server oder einem anderen Anbieter klingt nach großem Projekt. In der Praxis ist er gut planbar. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern die Vorbereitung: Wer vorher weiß, welche Adressen, Zugänge und Daten es gibt, zieht meist an einem Wochenende ohne Ausfall um.
Wie lange dauert ein E-Mail-Umzug?
Für eine Firma mit fünf bis 20 Postfächern und ohne große Datenmengen sollten Sie mit zwei bis vier Wochen von der ersten Besprechung bis zum Abschluss rechnen. Die eigentliche Umstellung dauert nur einen Abend. Die meiste Zeit geht in Vorbereitung und Nacharbeiten: Zugänge besorgen, Adressen klären, Handys und Outlook neu einrichten, Freigaben setzen. Große Dateimengen von einem Server oder NAS verlängern den Umzug, weil das Hochladen in die Cloud von Ihrer Internetleitung abhängt.
Gehen beim Umzug E-Mails verloren?
Nicht, wenn er sauber geplant ist. Zuerst werden die alten E-Mails kopiert, während das alte Postfach weiterläuft. Dann wird der sogenannte MX-Eintrag umgestellt. Das ist die Angabe in Ihrer Domain, die festlegt, an welchen Server neue E-Mails gehen. Bis diese Änderung überall im Internet angekommen ist, können einige Stunden vergehen. In dieser Zeit landen vereinzelt noch Mails beim alten Anbieter. Deshalb wird nach dem Umschalten noch einmal nachkopiert. Ihr alter Vertrag sollte erst gekündigt werden, wenn alles geprüft ist.
Was passiert mit meiner Website?
Bei vielen kleinen Firmen liegen Website, Domain und E-Mail beim selben Anbieter, etwa bei IONOS oder Strato. Das ist kein Problem: Die Website kann bleiben, wo sie ist. Umgestellt werden nur die Einträge für E-Mail. Wichtig ist, dass dabei nicht versehentlich die ganze Domain umgezogen wird – dann wäre die Website weg. Und Kontaktformulare, die Mails über den alten Server verschicken, müssen geprüft werden.
Muss ich meine Mitarbeitenden schulen?
Ein kurzer Einstieg lohnt sich fast immer. Wer von Outlook zu Gmail wechselt, sucht anfangs nach Ordnern (bei Google heißen sie „Labels“). Wer von einem Server-Laufwerk in die Cloud wechselt, muss wissen, wo die Dateien jetzt liegen und wie man sie teilt. Eine Stunde gemeinsam erspart Wochen voller Rückfragen.
Was muss ich vor dem Umzug vorbereiten?
- Eine Liste aller Personen und E-Mail-Adressen, auch Sammeladressen und Weiterleitungen.
- Den Zugang zu Ihrer Domain-Verwaltung – oder den Namen der Person, die ihn hat.
- Zugänge zum alten Mail-Anbieter oder Server.
- Eine Übersicht, welche Ordner und Laufwerke wer nutzt.
Den Rest klären wir im Kickoff. Noch unsicher, ob Google oder Microsoft besser passt? Der Test „Google oder Microsoft?“ und der Lizenzkosten-Rechner helfen bei der Entscheidung. Nach dem Umzug zeigt der E-Mail-Sicherheits-Check, ob Ihre neue Einrichtung sauber ist.