Google Workspace oder Microsoft 365? Der Entscheidungs-Test

Google Workspace vs. Microsoft 365: Worauf es für kleine Firmen wirklich ankommt

Beide Plattformen können im Kern dasselbe: E-Mail mit eigener Domain, Kalender, Dateiablage, Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Videokonferenzen. Beide laufen zuverlässig, beide lassen sich gut absichern. Die Frage ist also nicht „Was ist besser?“, sondern „Was passt besser zu unserer Arbeitsweise?“.

Die Grundidee ist verschieden

Google Workspace wurde für den Browser gebaut. Gmail, Google Docs und Google Tabellen laufen ohne Installation, auf jedem Gerät gleich. Mehrere Personen schreiben gleichzeitig im selben Dokument, ohne Dateiversionen hin und her zu schicken. Die Verwaltung ist schlank – für Firmen ohne eigene IT-Abteilung ein echter Vorteil.

Microsoft 365 kommt aus der Welt der Desktop-Programme. Word, Excel, PowerPoint und Outlook sind in vielen Paketen als installierbare Programme enthalten, dazu gibt es Webversionen. Teams bündelt Chat, Telefonie und Besprechungen. Die Verwaltung ist mächtiger und feiner einstellbar, dafür aber auch umfangreicher.

Wann Microsoft 365 meist die bessere Wahl ist

• Sie arbeiten mit komplexen Excel-Dateien, Makros oder Verknüpfungen zwischen Tabellen.
• Kunden, Behörden oder Partner schicken Word- und Excel-Dateien, die Sie im Originalformat zurückschicken müssen – mit exakt gleichem Layout.
• Ihre Branchensoftware (z. B. Warenwirtschaft, Kanzlei- oder Praxissoftware) setzt auf Outlook oder Office-Programme auf.
• Ihre Kunden laden ständig zu Teams-Besprechungen ein und Sie wollen dort voll mitarbeiten.

Wann Google Workspace meist die bessere Wahl ist

• Ihr Team arbeitet viel gemeinsam an Texten, Listen und Angeboten – oft gleichzeitig.
• Sie nutzen gemischte Geräte (Mac, Windows, Chromebook, Tablet) und wollen überall dieselbe Oberfläche.
• Niemand bei Ihnen ist hauptberuflich für die IT zuständig, und die Verwaltung soll wenig Aufwand machen.
• Sie arbeiten viel unterwegs und im Browser.

Office-Dateien in Google: Geht das?

Ja. Google Docs, Tabellen und Präsentationen öffnen und bearbeiten Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt. Bei normalen Dokumenten klappt das gut. Grenzen gibt es bei komplexen Formatierungen, Excel-Makros und speziellen Vorlagen. Wer nur gelegentlich solche Dateien hat, kann einzelnen Personen zusätzlich die Microsoft-Programme geben. Diese Mischlösung ist in der Praxis häufiger, als man denkt.

Und die Kosten?

Die Preise beider Anbieter liegen in vergleichbaren Bereichen und hängen vom Paket ab: Speicherplatz, Desktop-Programme, Sicherheitsfunktionen, KI-Funktionen. Rechnen Sie mit unserem Lizenzkosten-Rechner für Ihre Teamgröße nach. Wichtiger als ein paar Euro pro Monat ist aber, dass Ihr Team gern mit der Lösung arbeitet. Eine Plattform, die niemand mag, kostet täglich Zeit.

Und wenn wir schon eine haben?

Ein Wechsel lohnt sich nur mit gutem Grund, denn ein Umzug kostet Zeit und Gewöhnung. Wenn Ihr Ergebnis klar in die andere Richtung zeigt und Ihr Team heute regelmäßig an der Plattform verzweifelt, kann sich der Wechsel aber schnell rechnen. Wie ein Umzug abläuft, zeigt Ihnen der Umzugs-Planer.

Dieser Test gibt eine Tendenz auf Basis Ihrer Angaben. Er ersetzt keine Prüfung Ihrer konkreten Programme und Abläufe.